Eine gute Idee, eine Notiz, eine nützliche Website oder eine wichtige Rechnung: Wie soll all das in einer strukturierten Form abgelegt oder gespeichert werden? Schließlich möchte man es ja möglichst rasch wiederfinden. Meiner Erfahrung nach gibt es dafür keine Patentlösung. Hier beschreibe ich meinen Weg und die Entwicklungsschritte zur persönlichen Informations- und Dokumentenverwaltung im privaten und beruflichen Umfeld. Dadurch ergibt sich eine personalisierte, schlüssige Mappen- und Ordnerstruktur.

Herausforderung

Bereits vor einigen Jahren habe ich mich dem Problem gestellt, wie ich meine Informationen und Dokumente am besten verwalte, organisiere und ablege. Im Laufe der Zeit hat sich die Problematik gezeigt, dass ich immer häufiger bestimmte Dokumente nicht mehr oder nur mehr mit großem Zeit- und Suchaufwand gefunden habe. Außerdem war es für mich schwierig meine E-Mails zu verwalten. Ich hatte bereits MS Outlook in Verwendung, konnte aber die volle Funktionalität nicht richtig anwenden. Deshalb ist es vorgekommen, dass ich wichtige Angelegenheiten nicht zeitgerecht erledigen konnte. Diese Herausforderung stellte sich im privaten als auch im beruflichen Umfeld.

Literatur

Ich wollte dieses Problem systematisch angehen und habe somit nach Literatur recherchiert. Folgende Bücher konnten mir weiterhelfen:

Buchcover: Büro-Bibel. Cerwinka, Schranz. Linde Cerwinka G., Schranz G.:
Büro Bibel: Auftritt, Organisation, Kommunikation
Linde Verlag GmbH
Wien 2011
ISBN 978-3-7093-0329-0
Buchcover: Zeitmanagement mit MS Office Outlook. Seiwert, Wöltje, Obermayr. Microsoft Press. Seiwert L., Wöltje H., Obermayr C.:
Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook
Microsoft Press. 8. Auflage.
Köln 2011
ISBN 978-3-86645-463-7

Tabelle 1: Quellen der ersten Literaturrecherche

Über die zweite Quelle in Tabelle 1 bin ich dann noch auf die Anwendung OneNote gestoßen und habe mir dafür ebenfalls ein Buch zugelegt:

Buchcover: Selbsorgaisation mit MS OneNote2010. Herzog, Koch, Kesslau. Microsoft Press. Herzog D., Koch N., Kesslau B.:
Selbstorganisation mit OneNote 2010
Microsoft Press
Köln 2011
ISBN 978-3-86645-818-5

Tabelle 2: weitere Literatur

Lösungsansatz

MKC-Lebensbereiche 2011
Abbildung 1: Mindmap der Lebensbereiche

Zuerst habe ich mich mit der Frage der Kategorisierung der Inhalte beschäftigt[1]. Für diese Analyse legte ich eine Mindmap an (Abbildung 1).

Als Grundlage habe ich die bereits bestehende Ordner- und Mappenstruktur[2] verwendet. Ich achtete darauf in jeder Ebene dieser Kategorien maximal sieben Elemente zu definieren.

Daraus hat sich für mich eine Ordnerstruktur ergeben (Abbildung 2). Alle bisherigen Dateien habe ich danach konsequent in dieser Ordnerstruktur gespeichert. Ebenso wurden die Papierdokumente in einer analogen Mappenstruktur abgelegt. Auch in Outlook habe ich entsprechende E-Mail-Ordner angelegt.

Ich verwendete schon damals einen PC[3] und einen Laptop. Die Fotos wurden immer auf den Laptop importiert und die Musikdateien und E-Mails auf dem PC verwaltet. Der Datenaustausch und die Aktualisierung zwischen Laptop und PC erfolgten über einen USB-Stick. Auch diese Tätigkeit erforderte einen relativ hohen Zeitaufwand.

Ordnerstruktur_MKC 2017-04-13
Abbildung 2: Ordnerstruktur

Zusätzlich diente eine externe Festplatte als Backup-Speicher.

In weiterer Folge habe ich analysiert, in welcher Form meine Dokumente vorliegen, aus welcher Quelle ich sie beziehe, auf welchem Medium sie abgespeichert und wie sie eventuell transferiert werden.

  • Dokumentenform: Office-Dokument, Musik, Foto, Video, Kontakt, E-Mail, Notiz, Link/Browser-Lesezeichen, …
  • Quelle: Download, Outlook, OneNote, Browser, Post/Brief, …
  • Speichermedium: PC, Laptop, Fotoapparat, Smartphone, Mappe, Notizbuch, externe Festplatte, MP3-Player, CD, …
  • Datentransfer: E-Mail, USB-Stick, USB-Anschluss, Cloud-Speicher, WLAN, …

Dabei habe ich auf eine Redundanz geachtet, um auch gleich die Backup-Speicherung zu berücksichtigen. Daraus ist folgendes Diagramm entstanden (Abbildung 3).

Derzeitige Arbeitsweise

Durch die einheitliche Ordner- und Mappenstruktur gelingt es mir nun, die meisten Dokumente eindeutig ablegen zu können. Beim Abspeichern von Dateien versuche ich so viele Informationen (Metadaten) wie möglich im Dateinamen zu erwähnen. Dabei gehe ich nach dem Konzept einer Mindmap vor und Kategorienamen kommen vor Datailinformationen.

Mindmap_Konzept_Ablage_digital_cer 2012-10
Abbildung 3: Analyse der Datenstruktur
  • Beispiel für einen Dateinamen: MAWM16_SoSe17_Konar_WiOrg_Dokumentenablage 2017-04-13

Dadurch kann ich die Suchfunktion für Dateien auch einfacher nutzen. Als zentrale Anwendung für das Sammeln von Informationen verwende ich OneNote. Darin lege ich viele Links zu Dokumenten und Internetquellen an. Für das Studium arbeite ich meist mit meinem Laptop. Früher habe ich die Daten zum PC mit einem USB-Stick ausgetauscht. Da dies eine sehr zeitaufwändige Tätigkeit war, verwende ich jetzt einen Cloud-Speicher (OneDrive). Dies hat auch wesentliche Vorteile, wenn Dokumente kollaborativ bearbeitet werden müssen.

Probleme

Es ist nicht immer einfach eine eindeutige Zuordnung von einem bestimmten Dokument zu einer Kategorie – und somit zu einem Ordner oder eine Mappe – zu finden. In diesem Fall speichere ich die Datei in einem Ordner und lege woanders eine Verknüpfung an. Die endgültige Backup-Speicherung auf der externen Festplatte konnte ich noch nicht wirklich in meinen Arbeitsprozess integrieren. Möglicherweise würde mir dabei eine automatische Synchronisations-Funktion weiterhelfen.  Ich bin auch noch auf der Suche nach einer einfachen Methode zur Synchronisation meiner Kontakte auf dem Smartphone (Android) mit dem PC (Outlook).

Für das rasche Festhalten von guten Ideen empfehle ich folgenden Artikel über ein „Super-Notizbuch„.

Für die Umsetzung von diesen Prozessen im Business-Bereich empfehle ich die Entwicklung von Infrastruktur- und Werkzeuglandkarten.

[1] vgl. Seiwert 2011, S. 91ff
[2] Als Ordner werden hier digitale Ordner auf einer Festplatte bezeichnet und Mappen sind analoge Ablageordner für Papierdokumente.
[3] ortsfester Personal Computer

Digitale und analoge Informations- und Dokumentenverwaltung

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